Titkári feladatok bemutatása

Titkári feladatok bemutatása, dokumentálása

Egy titkárnak nagyon fontos szerepe van és nagyon fontos feladatokat lát el egy szervezeten belül. Ügyviteli és adminisztratív feladatokat lát el, illetve utasításokat is továbbít. Valamint a titkár a vezető legközvetlenebb munkatársa az az egy bizalmi munkatárs így ő kapja a legbizalmasabb feladatokat.

Az egyik legfontosabb titkári feladat a dokumentumok kezelése, hiszen a tudása nagyon sok területre kiterjed ide értem a jegyzőkönyvet, az emlékeztetőt, megrendelések, meghívók és a különféle dokumentumok elkészítése mind az ő feladata. Ide tartozik meg a kapcsolattatás az ügyfelekkel, illetve a cégekkel is, ezért nagyon fontos, hogy a dokumentumokhoz szükséges tudása mindig naprakész legyen. És így a szakmai tevékenységével közvetlenül támogatni tudja a munkahelyi vezető döntéshozó, irányító munkáját. Nagyon fontos még az is, hogy egy ilyen titkár pontos, megbízható és önálló is legyen.

A titkár feladatainak elállításához a legfontosabb tényezők az iroda felépítésé és a munkakörnyezet. Hiszen egy rendezett irodában és egy barátságos munkakörnyezetben hatékonyabban és jobban megy a munkavégezés. Ami az irodát illeti az titkári irodának 2 fajtája lehet. Az egyik az a hagyományos iroda, aminek az egyik fontos jellemzője, hogy az irodák közös folyósóról nyílnak és általában egy személy vagy kisebb csoportok elhelyezkedésére alkalmas helyiség. Az előnye, hogy mivel kevés ember dolgozik egy helyiségben így a környezet könnyen alakíthatóak az igényekhez. A másik fajtája az a modern iroda, amit a nagytér és az egylégtér jellemez. A modern irodák egyik legfontosabb jellemzője, hogy ergonomikusak. Ami azt jelenti, hogy vizsgálja az ember munkaeszközeinek kapcsolatát, a munkahelyi környezet lélektani, szociológiai tényezőinek jelentőségét, illetve a modern technika hatását az emberre. Az irodákban a hatékony munkavégzést és a közérzetet nagyban befolyásolja a hőmérséklet, így az ideális hőmérséklet szellemi munka esetén 20-24 Celsius foknak kell lennie.

Bővebben in kitérnék az ideális munkakörnyezetre. Nagyon fontos szem előtt tartani az egészséget is hiszen a fények és a helytelen testtartás nagyon sokat ronthat az egészségen. Először is nagyon fontosak a fényviszonyok hiszen a képernyő előtti munkavégzés során nem árt, ha beszerzünk egy monitor szemüveget, hogy ne roncsolja a látásunkat a képernyő fénye. Előnyös, ha a szem és a képernyő közötti távolság 40-60 cm legyen mert ha ennél közelebb van akkor nagyon gyorsan el tud romlani a szem.

A munkavégézés közben felvett testtartásra is nagyon oda kell figyelni. Fontos, hogy a szék teljesen alátámassza a combot, illetve ami szerintem a legfontosabb, hogy a derék megfelelően legyen megtámasztva.

Egy irodai titkári ügyintéző felelőssége a munkahely működésének a támogatása. Az elsődleges feladatok közé tartozik a dokumentumok előkészítése és kezelése, az állományok és adatok tárolása, valamint a számítógépes programok használata. A titkári ügyintéző feladata lehet az irodai munkaterület és a rend fenntartása, az ügyfelekkel és szállítókkal való kapcsolattartás, valamint fájlok és üzenetek küldése. Ellenőrzés és zárás, prezentációk készítése és megtartása, rendezvények szervezése, koordinálása, ügyintézés. Továbbá feladata lehet még a külső és belső partnerekkel való kapcsolattartás, az események és projektek tervezése, valamint a számlák és dokumentumok nyomon követése.

Nagyon fontos, hogy egy titkár folyamatosan fejlessze a már meglévő tudását. Számára elengedhetetlen az idegennyelv használata is de az sem hátrány, ha több nyelvből is jeleskedig. Nagyon fontos az is, hogy a Microsoft Office különböző programjait ide értem az Excelt, a Wordot, a Power Pointot felhasználói szinten tudja alkalmazni a munkája során. Fontos megemlíteni a gépírást is hiszen egy ilyen munka végzésé során nagy előnyt jelenthet a 10 ujjas vakírás, de szerintem ennek a képesség hiányában is lehet gyorsan gépelni. A precizitás is nagyon fontos hiszen a véletlenül elír valamit akkor akár abból egy nagyobb baj is lehet, illetve szükség lehet az elemző szemléletmódra.

Ami a személyeségét illeti egy irodai ügyintézőnek megbízhatónak., gyorsnak és pörgősnek kell lennie, illetve nem szabad megijednie a váratlan helyzetektől sem. Továbbá nagyon fontos az is, hogy összeszedetten több dologra is tudjon figyelni egyszerre.

Titkári feladatok bemutatása reflexió